Die Gründung von Unternehmen bildet einen Schwerpunkt notarieller Tätigkeit. Bei der Errichtung von Kapitalgesellschaften ist die Mitwirkung des Notars vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Im Anschluss an die Beurkundung sorgt er zudem für den erforderlichen Vollzug der Gründungsurkunde, insbesondere für die Eintragung im Handelsregister. Aufgrund der elektronischen Anbindung der Notare an die Registergerichte können Handelsregistereintragungen bei Gericht ohne Zeitverlust bearbeitet werden.
Die rechtlichen Voraussetzungen für eine wirksame Gründung unterscheiden sich je nach Rechtsform:
Eingetragener (Einzel-) Kaufmann (e.K.)
Der Betrieb eines Unternehmens als Einzelkaufmann erfordert lediglich die Eintragung in das Handelsregister als "eingetragener Kaufmann". Ein Gesellschaftsvertrag ist nicht erforderlich. Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über den Notar.
Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Die OHG entsteht durch den Abschluss eines Gesellschaftsvertrages von mindestens zwei Gesellschaftern. Gesellschafter können natürliche und juristische Personen sein. Für den Abschluss des Gesellschaftsvertrages existieren keine Formvorschriften. Es empfiehlt sich allerdings, einen schriftlichen oder sogar notariell beurkundeten Vertrag zu schließen. Ein Mindestkapital ist nicht erforderlich.
Die OHG ist von sämtlichen Gesellschaftern zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden. Der Notar kann die Anmeldung entwerfen und beglaubigt die Unterschriften der Gesellschafter. Der Gesellschaftsvertrag muss nicht eingereicht werden.
Kommanditgesellschaft (KG)
Die KG entsteht durch Gesellschaftsvertrag von mindestens zwei Gesellschaftern. Mindestens ein Gesellschafter haftet unbeschränkt (Komplementär), die Haftung mindestens eines anderen Gesellschafters ist auf dessen Einlage beschränkt (Kommanditist). Gesellschafter einer KG können natürliche und juristische Personen sein, z. B. bei der GmbH & Co. KG. Ein Mindestkapital ist nicht erforderlich. Ein Kommanditist leistet eine im Vertrag festgelegte Einlage. Zudem müssen die beschränkte Haftung jedes Kommanditisten und die Höhe dieser Haftung durch Festsetzung eines bestimmten Betrages im Gesellschaftsvertrag vereinbart sein, für den sich wiederum die Schriftform oder aber die notarielle Beurkundung anbietet.
Die KG ist durch sämtliche Gesellschafter zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden. Für die Haftungsbeschränkung der Kommanditisten ist entscheidend, dass die Höhe ihrer persönlichen Haftung (Haftsumme) im Handelsregister eingetragen ist. Der Notar kann die Anmeldung entwerfen und beglaubigt die Unterschriften der Gesellschafter.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Für den GmbH-Vertrag (Satzung) sowie das Protokoll über die Errichtung der Gesellschaft ist die notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben. Der Mindestumfang an Regelungen, die jedenfalls im Gesellschaftsvertrag enthalten sein müssen, ist ebenfalls gesetzlich bestimmt. So sind die Firma (Name des Unternehmens) und Sitz der Gesellschaft, der Gegenstand des Unternehmens, der Betrag des Stammkapitals, sowie die Beträge der von jedem Gesellschafter zu leistenden Einlagen (Stammeinlage) in der Satzung festzuhalten. Neben diesen gibt es darüber hinaus viele regelungswürdige Punkte, wie etwa Verfügungen über Geschäftsanteile, Vererbung von Geschäftsanteilen, Aufstellung des Jahresabschlusses, Gewinnverteilung, Einziehung von Geschäftsanteilen, Ausscheiden und Auseinandersetzung sowie Wettbewerbsklauseln.
Eine GmbH wird nicht durch die Gesellschafter, sondern durch einen oder mehrere Geschäftsführer vertreten. Diese können bei der Gründung durch Beschluss der Gesellschafterversammlung bestellt werden.
Die GmbH muss zum Handelsregister angemeldet werden und entsteht erst mit Eintragung im Register.
Die Eintragung in das Handelsregister ist durch den bzw. die Geschäftsführer bei dem örtlich zuständigen Amtsgericht anzumelden. Hierfür wird die meist durch einen Notar entworfene Handelsregisteranmeldung notariell beglaubigt und durch den Notar elektronisch an das Handelsregister übermittelt. Die Geschäftsführer müssen in der Anmeldung u.a. versichern, dass das vereinbarte Stammkapital ganz oder teilweise eingezahlt wurde. Ein Nachweis hierüber ist zwar nicht zwingend erforderlich, kann aber ggf. vom Gericht angefordert werden. Ebenso ist eine Liste der Gesellschafter zu erstellen und beim Handelsregister einzureichen.
GmbH & Co. KG
Hinsichtlich der Gründung einer GmbH & Co. KG ergibt sich gegenüber der Gründung einer KG nur die Besonderheit, dass die beteiligte GmbH zuvor gegründet sein muss, wobei darauf zu achten ist, dass die Beteiligung an der künftigen GmbH & Co. KG von deren Satzung gedeckt ist. Bei der Gründung der GmbH & Co. KG wird die GmbH vom Geschäftsführer bzw. von den Geschäftsführern vertreten.
Aktiengesellschaft (AG)
Für die erfolgreiche Gründung einer AG bedarf es der Feststellung des Gesellschaftsvertrages (Satzung), Aufbringung des Grundkapitals (50.000 €), Bestellung der Organe (Vorstand, Aufsichtsrat), der Einzahlung eines Teils des Kapitals, der Erstattung des Gründungsberichts und der Gründungsprüfung. Sind diese Schritte erfolgt, so kann die Anmeldung zum Handelsregister erfolgen.
Die "Firma" ist der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und im Geschäftsverkehr auftritt.
Die Firma muss so gewählt werden, dass sie zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet ist und sich von anderen Firmen deutlich unterscheidet. Der Firmenname kann auf dem Namen des Inhabers (Personenfirma) oder dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens beruhen (Sachfirma). Zulässig sind auch unterscheidungskräftige Phantasienamen, die nicht dem Unternehmensgegenstand entnommen sind.
Das Handelsregister ermöglicht es den am Geschäftsleben beteiligten Personen, bestimmte Informationen über die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen einzuholen und schützt diese vor Irrtümern.
So ergibt sich aus dem Handelsregister z.B., welche Personen für ein bestimmtes Unternehmen Verträge abschließen dürfen. Auf die Richtigkeit dieser Angaben können die Geschäftspartner vertrauen.
Sofern sich bestimmte, für den Geschäftsverkehr bedeutsame Verhältnisse des Unternehmens ändern, muss dies in das Handelsregister eingetragen werden. Eintragungspflichtig sind beispielsweise:
Wechsel in der Geschäftsführung; Erteilung/Widerruf von Prokura,
Änderung der Firma,
Änderung des Unternehmenssitzes; Errichtung von Zweigniederlassungen,
Änderung der Gesellschafter bei OHG und KG und
Änderung des Gesellschaftsvertrages bei Kapitalgesellschaften.
Die Anmeldungen der eintragungspflichtigen Tatsachen beim Handelsregister bedürfen der notariellen Beglaubigung. Der Notar formuliert den Text der Anmeldung und überwacht die richtige Eintragung im Handelsregister. Der Notar berät auch umfassend über die mit der Eintragung zusammenhängenden Fragen und klärt etwaige Zweifelsfragen mit dem Registergericht.
